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Etablir ses factures

Toutes les transactions effectuées entre professionnels nécessitent l'établissement d'une facture. D'ailleurs si vous achetez du matériel ou des marchandises, votre fournisseur établira une facture au nom de votre société. Par contre, l'établissement d'une facture n'est pas toujours obligatoire dans le cas d'une vente à un particulier.

Les mentions obligatoires sur les factures

Les mentions que vous devez obligatoirement faire figurer sur votre facture sont :

  • votre nom, adresse du siège, nom commercial, nom d'enseigne,
  • votre numéro de registre de commerce ou des métiers,
  • la forme de votre société (eurl, sarl, sa,...),
  • le nom et l'adresse du client,
  • le numéro de la facture,
  • la date de la facture,
  • la dénomination précise des matériels, marchandises ou prestations réalisées,
  • quantité vendue,
  • le prix unitaire hors taxe,
  • la TVA en vigueur, avec montant de la TVA appliquée,
  • le total TTC (Toutes Taxes Comprises),
  • la date à laquelle la facture doit être payée ou le délai de paiement accordé.

Le cas échéant, peuvent figurer :

  • les réductions, remises accordées,
  • le mode de règlement accordé (par traite),
  • le taux des pénalités de retard en cas de paiement tardif,
  • les conditions d'escompte si paiement comptant,
  • la juridiction compétente en cas de litige.

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Les conditions d'émission d'une facture

Une facture doit être émise en deux exemplaires originaux :

  • l'un à remettre au client,
  • l'autre est à conserver en justificatif de comptabilité pendant 5 ans minimum.

L'exemplaire doit être remis immédiatement pour toute vente avec enlèvement immédiat ou livraison immédiate. La facture doit être remise ultérieurement lorsqu'il s'agit de facturer une prestation avec une période de réalisation. Mais dans ce cas, la facture sera remise le jour de la fin de la prestation.

Cependant, il existe quelques nuances au principe de remise immédiate de la facture lorsque vous ne connaissez pas le prix à facturer, vous pourrez alors l'adresser le lendemain. Ou encore lorsque vous réalisez une série de livraisons ou de prestations, vous pouvez facturer en fin de mois, sur une facture dite "récapitulative".

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Les factures émises en faveur d'un professionnel

En cas de vente à un professionnel, il est toujours obligatoire d'émettre une facture.

En effet, votre client professionnel en a besoin en tant que justificatif dans sa comptabilité mais aussi pour calculer et récupérer la TVA qu'il vous a acquittée.

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Les factures émises en faveur d'un particulier

En ce qui concerne l'émission de factures en cas de vente à un particulier, les conditions sont plus souples.

L'émission d'une facture est rendue obligatoire lorsque les particuliers :

  • ont la possibilité de récupérer la TVA, c'est le cas des ventes intracommunautaires avec un pays exonéré de TVA,
  • achètent à distance,
  • en font la demande.

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