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Vos fichiers et la CNIL

Si vous recueillez des données concernant des informations personnelles de vos clients, vous devez vous conformer aux directives imposées par la Commission National de l'Informatique et des Libertés (CNIL)

Les règles pour collecter les données personnelles de vos clients

Vous devez d'abord recueillir le consentement de la personne pour laquelle vous avez l'intention de conserver ou d'utiliser des informations personnelles.

Vous ne devez pas conserver des données personnelles d'ordre ethniques, raciales, politiques, religieuses, philosophiques, appartenance syndicale, relatives à la vie sexuelle ou à la santé.

Votre fichier doit avoir un objectif précis et clair (la finalité) annoncé à votre client. Les données personnelles recueillies pour une finalité précise ne peuvent pas être réutilisables pour d'autres fins.

Vous ne pouvez pas conserver indéfiniment les informations personnelles de vos clients dans vos fichiers. Les données collectées doivent avoir une date de péremption connue, et en liaison avec l'utilisation que vous avez prévu d'en faire.

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La protection de vos fichiers

Si vous conservez des données personnelles de vos clients, vous devez aussi assurer la sécurité des données que vous détenez.

Vous devez donc assurer une sécurité physique, comme la protection de vos locaux ou comme la protection de vos systèmes d'information.

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La confidentialité des données

Vous ne devez pas communiquer votre fichier à n'importe qui.

En effet, seuls certaines personnes sont habilitées à consulter votre fichier, il s'agit des autorités publiques, comme la Police Nationale, la Gendarmerie Nationale, le Trésor Public ...

Mais vous pouvez aussi désigner et déclarer des destinataires spécifiques, que vous autorisez ainsi à consulter régulièrement votre fichier.

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Vos obligations envers votre clientèle

Vous devez permettre aux clients répertoriés dans votre fichier, de consulter leurs données personnelles que vous avez recueillies.

Vous devez aussi communiquer à la clientèle qui vous le demande, l'utilisation que vous avez prévu de faire de leurs données personnelles, les destinataires de ce fichier, les transmissions possibles de ce fichier.

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La déclaration de votre fichier à la CNIL

Dans certains cas, notamment si les données que vous conservez peuvent présenter des risques d'atteintes aux droits et aux libertés de vos clients, vous devez alors obligatoirement déclarer votre fichier à la CNIL.

Il existe quelques cas particuliers d'exemption de déclaration, il est préférable de consulter cette liste d'exception sur le site de la CNIL, repris en marge.

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